EDI (Elektronischer Datenaustausch)

Electronic Data Interchange, kurz EDI, ist der automatisierte Austausch standardisierter Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen über Computersysteme. Anstatt eine Bestellung als PDF-Anhang per E-Mail zu senden, generiert ein EDI-fähiges System die Bestellung in einem strukturierten elektronischen Format, überträgt sie direkt an das System des Lieferanten, und das System des Lieferanten liest sie ohne jede manuelle Dateneingabe. Die Technologie ist seit den 1970er Jahren im Einsatz und bleibt die vorherrschende Methode für den Austausch von Transaktionsdokumenten im Einzelhandel, in der Fertigung, im Transport und in der Logistik.

Gängige EDI-Dokumenttypen

EDI-Dokumente werden durch Transaktionssatznummern identifiziert. Die am häufigsten in der Lieferkette verwendeten umfassen:

EDI 850 ist eine Bestellung, die vom Käufer an den Verkäufer gesendet wird. EDI 856 ist die Versandvorankündigung (ASN), die der Versender vor Eintreffen einer Sendung an den Empfänger sendet und Inhalt, Mengen und Tracking-Informationen enthält. EDI 810 ist eine Rechnung vom Verkäufer an den Käufer. EDI 214 ist eine Transportstatus-Nachricht, die Echtzeit-Tracking-Updates liefert. EDI 204 ist ein Frachtangebot, das verwendet wird, um eine Ladung einem Transportunternehmen anzubieten. EDI 990 ist die Antwort auf ein Frachtangebot (Annahme oder Ablehnung). EDI 997 ist eine Funktionsbestätigung, die den Empfang einer EDI-Übertragung bestätigt.

Jeder Transaktionssatz folgt einer starren Struktur, definiert durch den ANSI-X12-Standard (hauptsächlich in Nordamerika verwendet) oder EDIFACT (international verwendet). Die Struktur legt genau fest, welche Datenfelder erscheinen, in welcher Reihenfolge und in welchem Format. Diese Standardisierung ermöglicht es verschiedenen Unternehmenssystemen, ohne individuelle Programmierung für jeden Handelspartner zu kommunizieren.

Wie die EDI-Übertragung funktioniert

EDI-Dokumente reisen zwischen Handelspartnern über eine von mehreren Methoden. Direktes EDI (Punkt-zu-Punkt) verbindet die Systeme zweier Unternehmen direkt, üblicherweise über das AS2-Protokoll über das Internet. VAN (Value-Added Network) fungiert als Postfachdienst, bei dem Sender Dokumente hinterlegen und Empfänger sie abrufen, ähnlich wie E-Mail-Server funktionieren. Große VANs sind OpenText, SPS Commerce und TrueCommerce. Web-EDI bietet ein browserbasiertes Portal, in dem kleinere Handelspartner ohne vollständige EDI-Fähigkeit Daten manuell eingeben können, die im Hintergrund in das EDI-Format konvertiert werden.

Die Wahl der Übertragungsmethode hängt vom Transaktionsvolumen und den Anforderungen des Handelspartners ab. Ein Lieferant, der mit Walmart Umsätze in Millionenhöhe macht, investiert in eine direkte AS2-Verbindung. Ein kleiner Anbieter, der zweimal im Monat an einen regionalen Einzelhändler liefert, nutzt möglicherweise Web-EDI über das Portal des Einzelhändlers.

EDI im Einzelhandel und bei Amazon

Große Einzelhändler verlangen von ihren Lieferanten EDI-Konformität. Walmart, Target, Costco, Home Depot und die meisten nationalen Ketten verlangen die elektronische Übertragung von Bestellungen, Versandvorankündigungen, Rechnungen und Zahlungsabrechnungen. Nichtkonformität führt zu Rückbelastungen, also finanziellen Strafen, die von den Zahlungen des Lieferanten abgezogen werden. Eine falsche oder fehlende Versandvorankündigung (EDI 856) kann je nach Einzelhändler eine Rückbelastung von 500 bis 5.000 USD auslösen.

Amazons Vendor Central (für Erstanbieter, die direkt an Amazon verkaufen) nutzt EDI für Bestellungen, Versandvorankündigungen und Rechnungen. Drittanbieter auf Seller Central interagieren nicht direkt mit EDI, da Amazons Marktplatzplattform Bestelldaten über eigene API und Weboberfläche verarbeitet. Allerdings benötigen 3P-Händler, die auch über den Großhandel an stationäre Einzelhändler verkaufen, EDI-Fähigkeit für diese Nicht-Amazon-Kanäle.

EDI in Fracht und Lagerhaltung

Frachtführer und 3PL-Anbieter nutzen EDI intensiv. Ein Versender sendet ein EDI-204-Frachtangebot an einen Frachtführer, der mit einer EDI-990-Annahme antwortet. Während sich die Sendung bewegt, sendet der Frachtführer EDI-214-Statusmeldungen. Bei Zustellung übermittelt der Frachtführer eine EDI-210-Frachtrechnung. Warehouse-Management-Systeme (WMS) empfangen EDI-940-Versandanweisungen und senden EDI-945-Versandbestätigungen.

Für Hochvolumen-Prep-Betriebe eliminiert die EDI-Integration zwischen den Systemen des Händlers und dem WMS des Prep Centers die manuelle Dateneingabe für Wareneingangsmanifeste, Sendungspläne und Bestandszählungen. MeisterPrep integriert sich mit den Systemen seiner Kunden, um die Eingangsbearbeitung zu vereinfachen, wobei viele kleinere FBA-Händler Sendungsdetails über Seller-Central-Exporte und Tabellen kommunizieren statt über vollständige EDI-Verbindungen.