EDI (Intercambio Electrónico de Datos)

El Intercambio Electrónico de Datos, o EDI (Electronic Data Interchange), es el intercambio automatizado de documentos comerciales estandarizados entre empresas a través de sistemas informáticos. En lugar de enviar una orden de compra por correo electrónico como un PDF adjunto, un sistema con capacidad EDI genera la orden en un formato electrónico estructurado, la transmite directamente al sistema del proveedor, y el sistema del proveedor la lee sin que ninguna persona tenga que reingresar los datos. La tecnología ha estado en uso desde la década de 1970 y sigue siendo el método dominante para intercambiar documentos transaccionales en retail, manufactura, transporte y logística.

Tipos comunes de documentos EDI

Los documentos EDI se identifican por números de conjunto de transacciones. Los más frecuentemente usados en operaciones de cadena de suministro incluyen:

EDI 850 es una Orden de Compra enviada del comprador al vendedor. EDI 856 es el Aviso de Envío Anticipado (ASN), enviado por el embarcador al receptor antes de que llegue un envío, detallando contenidos, cantidades e información de seguimiento. EDI 810 es una Factura enviada del vendedor al comprador. EDI 214 es un Mensaje de Estado de Envío del Transportista, proporcionando actualizaciones de Tracking en tiempo real. EDI 204 es una Oferta de Carga del Transportista Terrestre, usada para ofrecer una carga a una empresa de camiones. EDI 990 es la Respuesta a una Oferta de Carga (aceptar o rechazar). EDI 997 es un Acuse de Recibo Funcional confirmando la recepción de cualquier transmisión EDI.

Cada conjunto de transacciones sigue una estructura rígida definida por el estándar ANSI X12 (usado principalmente en Norteamérica) o EDIFACT (usado internacionalmente). La estructura especifica exactamente qué campos de datos aparecen, en qué orden y en qué formato. Esta estandarización es lo que permite que los sistemas de diferentes empresas se comuniquen sin programación personalizada para cada socio comercial.

Cómo funciona la transmisión EDI

Los documentos EDI viajan entre socios comerciales a través de uno de varios métodos. El EDI directo (punto a punto) conecta los sistemas de dos empresas directamente, típicamente vía protocolo AS2 a través de internet. El VAN (Value-Added Network) actúa como un servicio de buzón donde los remitentes depositan documentos y los receptores los recuperan, similar a cómo funcionan los servidores de correo electrónico. Los principales VAN incluyen OpenText, SPS Commerce y TrueCommerce. El Web EDI proporciona un portal basado en navegador donde socios comerciales más pequeños que carecen de capacidad EDI completa pueden ingresar datos manualmente que se convierten a formato EDI en el backend.

La elección del método de transmisión depende del volumen de transacciones y los requisitos del socio comercial. Un proveedor que hace millones de dólares en negocios con Walmart invertirá en conectividad directa AS2. Un pequeño vendedor que envía a un minorista regional dos veces al mes podría usar Web EDI a través del portal del minorista.

EDI en retail y Amazon

Los grandes minoristas exigen cumplimiento EDI de sus proveedores. Walmart, Target, Costco, Home Depot y la mayoría de las cadenas nacionales requieren la transmisión electrónica de órdenes de compra, ASN, facturas y remesas de pago. El incumplimiento resulta en contracargos, que son sanciones financieras deducidas de los pagos del proveedor. Un ASN incorrecto o faltante (EDI 856) puede generar un contracargo de $500 a $5,000 dependiendo del minorista.

El Vendor Central de Amazon (para proveedores de primera parte que venden directamente a Amazon) usa EDI para órdenes de compra, ASN y facturas. Los vendedores de tercera parte en Seller Central no interactúan con EDI directamente porque la plataforma de marketplace de Amazon maneja los datos de pedidos a través de su propia API e interfaz web. Sin embargo, los vendedores 3P que también venden a través de canales mayoristas a minoristas físicos frecuentemente necesitan capacidad EDI para esos canales fuera de Amazon.

EDI en flete y almacenamiento

Los transportistas y 3PL usan EDI extensivamente. Un embarcador envía un EDI 204 de oferta de carga a un transportista, quien responde con un EDI 990 de aceptación. Conforme el envío se mueve, el transportista envía actualizaciones de estado EDI 214. Al momento de la entrega, el transportista transmite una factura de flete EDI 210. Los Sistemas de Gestión de Almacén (WMS) reciben instrucciones EDI 940 (Orden de Envío de Almacén) y envían confirmaciones EDI 945 (Aviso de Envío de Almacén).

Para operaciones de preparación de alto volumen, la integración EDI entre los sistemas del vendedor y el WMS del centro de preparación elimina la entrada manual de datos para manifiestos de recepción, planes de envío y conteos de inventario. MeisterPrep se integra con los sistemas de los clientes para agilizar el procesamiento entrante, aunque muchos vendedores de FBA más pequeños comunican los detalles de envío a través de exportaciones de Seller Central y hojas de cálculo en lugar de conexiones EDI completas.