EIN (Número de Identificação do Empregador)

Um Employer Identification Number (EIN) é um número de nove dígitos atribuído pelo Internal Revenue Service (IRS) a entidades empresariais que operam nos Estados Unidos. Formatado como XX-XXXXXXX, o EIN funciona como o número de identificação fiscal de uma empresa, semelhante a como um Social Security Number identifica um indivíduo. Toda corporação, sociedade, LLC, entidade sem fins lucrativos, espólio, trust e empresa individual com funcionários deve ter um EIN. Para importadores e vendedores da Amazon, o EIN é um requisito fundamental que se conecta ao registro aduaneiro, contas bancárias empresariais, declarações fiscais e contas de vendedor no marketplace.

Como Obter um EIN

Solicitar um EIN é gratuito e pode ser feito online pelo site do IRS (irs.gov), por fax, correio ou telefone (para solicitantes internacionais). A solicitação online é o método mais rápido, fornecendo o EIN imediatamente após a conclusão. O solicitante deve ser cidadão americano, residente permanente ou pessoa com um Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) válido que possa servir como “responsável” pela empresa. Cada entidade é elegível para um EIN por dia pelo sistema online.

Vendedores estrangeiros que desejam importar para os Estados Unidos e vender na Amazon, mas não possuem um Social Security Number, podem solicitar primeiro um ITIN e depois usar esse ITIN para obter um EIN. Alternativamente, podem designar um responsável baseado nos EUA para solicitar em nome da entidade. O processo para solicitantes internacionais normalmente leva de uma a duas semanas via fax ou correio.

EIN e Alfândega

O EIN serve como o número de identificação do importador junto ao U.S. Customs and Border Protection (CBP). Ao registrar uma entrada aduaneira, o despachante aduaneiro usa o EIN do importador para identificar o Importer of Record. O CBP rastreia toda a atividade de importação por EIN, incluindo volumes de entrada, pagamentos de impostos, histórico de conformidade e resultados de inspeções. Um histórico de importação limpo associado a um EIN específico pode levar a desembaraço mais rápido e menos inspeções ao longo do tempo, enquanto um histórico de violações ou não conformidade dispara escrutínio aumentado.

Para começar a importar, o importador deve registrar seu EIN junto ao CBP e obter uma fiança aduaneira. A fiança, seja de entrada única ou contínua, garante que o importador pagará todos os impostos, taxas e encargos devidos sobre suas importações. Sem um EIN válido registrado, o CBP não processará entradas aduaneiras para a empresa.

EIN para Contas de Vendedor na Amazon

A Amazon exige um Social Security Number ou um EIN ao registrar uma conta de Vendedor Profissional. Usar um EIN separa a identidade empresarial da identificação fiscal pessoal do proprietário individual, o que é geralmente preferível para fins de responsabilidade e tributação. O EIN também é usado para declarações fiscais: a Amazon emite formulários 1099-K para vendedores que excedem os limites de declaração do IRS, referenciando o EIN ou SSN registrado na seção de informações fiscais da conta do vendedor.

Vendedores que operam múltiplas contas na Amazon (o que requer aprovação da Amazon) normalmente usam EINs separados para cada conta, vinculados a entidades empresariais distintas. Usar o mesmo EIN em múltiplas contas sem autorização pode resultar em suspensão de conta por violações de contas relacionadas.

EIN e Conta Bancária Empresarial

Os bancos exigem um EIN para abrir uma conta corrente empresarial, solicitar linhas de crédito e configurar serviços de comerciante. O EIN é o identificador que vincula a empresa às suas contas financeiras, e aparece em todas as declarações fiscais empresariais (Form 1120 para corporações, Form 1065 para sociedades, Schedule C para empresários individuais que também possuem EIN). Manter uma conta bancária empresarial separada vinculada ao EIN é prática padrão para rastrear receitas e despesas do negócio, o que simplifica a preparação fiscal e fornece registros financeiros limpos caso a empresa seja auditada.

Alterando ou Substituindo um EIN

Um EIN é permanente. Ele não expira e não pode ser reutilizado ou transferido para outra entidade. Se uma empresa muda sua estrutura legal (por exemplo, convertendo de empresa individual para LLC), um novo EIN normalmente é necessário. Se a empresa é vendida, o novo proprietário precisa de seu próprio EIN. Documentação de EIN perdida pode ser recuperada ligando para a linha de impostos empresariais e especializados do IRS, que pode verificar o número após confirmar a identidade do chamador como representante autorizado da empresa.

Para vendedores FBA que trabalham com centros de preparação e agentes de carga, o EIN aparece em entradas aduaneiras, contratos de armazém, contratos com transportadoras e documentos fiscais. A MeisterPrep coleta o EIN do vendedor como parte do processo de integração do cliente, usando-o para documentação fiscal e para coordenar com despachantes aduaneiros quando necessário para envios de entrada que chegam às suas instalações de armazém.