Proforma-Rechnung

Eine Pro-Forma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die dem Käufer vor dem Versand oder der Lieferung der Waren zugesandt wird. Sie sieht aus wie eine Handelsrechnung, enthält dieselben Informationsarten (Produktbeschreibungen, Mengen, Stückpreise, Gesamtwert, Lieferbedingungen), stellt jedoch keine Zahlungsaufforderung dar. Sie ist ein Kostenvoranschlag, ein Angebot und ein Planungsdokument in einem. Der Verkäufer stellt sie aus, damit der Käufer vor der Kaufentscheidung genau weiß, was in Bezug auf Kosten, Produktspezifikationen und Lieferbedingungen zu erwarten ist.

Inhalt einer Pro-Forma-Rechnung

Eine ordnungsgemäß erstellte Pro-Forma-Rechnung enthält Name und Adresse des Verkäufers, Name und Adresse des Käufers, Warenbeschreibung, Stückpreise, Gesamtwert, Währung, Incoterms (wie FOB oder CIF), geschätztes Gewicht und Abmessungen, Ursprungsland, HS-Codes (Harmonisiertes System) sowie das voraussichtliche Versanddatum. Manche enthalten auch Zahlungsbedingungen (30 Tage netto, Akkreditiv usw.) und den geschätzten Lieferzeitplan.

Das Dokument sollte deutlich als „Pro Forma Invoice“ gekennzeichnet sein, um es von einer Handelsrechnung zu unterscheiden. Diese Unterscheidung ist beim Zoll relevant. Wird eine Pro-Forma-Rechnung versehentlich anstelle einer Handelsrechnung bei der Zollanmeldung eingereicht, kann CBP die Anmeldung ablehnen oder die Abfertigung verzögern, bis das korrekte Dokument vorliegt.

Verwendung im internationalen Handel

Pro-Forma-Rechnungen dienen mehreren Funktionen im Import-/Exportablauf. Käufer nutzen sie, um in Ländern, die eine Vorabgenehmigung vor der Einfuhr verlangen, Importlizenzen zu beantragen. Banken verlangen sie, wenn Käufer Akkreditive (Letters of Credit, LCs) eröffnen, da die LC-Bedingungen mit den Pro-Forma-Details übereinstimmen müssen. Zollbehörden in manchen Ländern verlangen Pro-Forma-Rechnungen für Vorabanfragen zur Tarifklassifizierung oder zu Zollsätzen.

Für FBA-Verkäufer, die Produkte von Herstellern in Übersee beschaffen, ist die Pro-Forma-Rechnung typischerweise das erste formelle Dokument im Beschaffungszyklus. Ein Verkäufer kontaktiert einen Lieferanten auf Alibaba, verhandelt Preise und erhält eine Pro-Forma-Rechnung mit den vereinbarten Konditionen. Der Verkäufer prüft sie, bestätigt die Bestellung, und der Lieferant beginnt mit der Produktion. Erst wenn die Waren fertig und versandt sind, stellt der Lieferant die tatsächliche Handelsrechnung aus.

Pro-Forma- vs. Handelsrechnung

Der Unterschied liegt in der rechtlichen Tragweite. Eine Handelsrechnung ist ein verbindliches Dokument, das als Grundlage für Zollbewertung und Zollberechnung dient. Eine Pro-Forma-Rechnung ist unverbindlich. Preise auf einer Pro-Forma-Rechnung können sich ändern, bevor die endgültige Handelsrechnung ausgestellt wird, entsprechend dem, was Käufer und Verkäufer in ihrem Kaufvertrag vereinbart haben.

Erhebliche Abweichungen zwischen Pro-Forma- und endgültiger Handelsrechnung können allerdings Warnsignale auslösen. Wenn eine Pro-Forma-Rechnung Waren mit 15.000 Dollar ausweist und die Handelsrechnung bei 8.000 Dollar liegt, können Zollbehörden eine Unterbewertung vermuten und eine Überprüfung einleiten. Verkäufer sollten die Werte von Pro-Forma- und Handelsrechnung konsistent halten, es sei denn, es gibt einen dokumentierten Grund für die Änderung, wie eine Mengenreduzierung oder eine schriftlich bestätigte Preisneuerhandlung.

Wann der Zoll eine Pro-Forma-Rechnung verlangt

Der US-Zoll verlangt keine Pro-Forma-Rechnung für Standard-Einfuhranmeldungen. CBP akzeptiert jedoch eine Pro-Forma-Rechnung anstelle einer Handelsrechnung, wenn die Handelsrechnung zum Zeitpunkt der Anmeldung nicht verfügbar ist, vorausgesetzt, der Importeur reicht die tatsächliche Handelsrechnung innerhalb von 120 Tagen nach. Dies ist in 19 CFR 141.83 geregelt. Die Pro-Forma-Rechnung muss genügend Detail enthalten, damit CBP die Waren klassifizieren und bewerten kann.

Andere Länder haben strengere Anforderungen. Brasilien, Nigeria und Indien verlangen Pro-Forma-Rechnungen für verschiedene Einfuhrgenehmigungen und Devisenbewilligungen. Exporteure, die in diese Märkte liefern, sollten die spezifischen Pro-Forma-Anforderungen mit ihrem Spediteur oder Zollmakler vor dem Versand abklären.

Bewährte Praktiken

Bewahren Sie Pro-Forma-Rechnungen zusammen mit Bestellungen, Handelsrechnungen und Versanddokumenten auf. Wenn ein Streit über Preise oder Spezifikationen entsteht, dient die Pro-Forma-Rechnung als Nachweis der ursprünglich vereinbarten Bedingungen. Geben Sie HS-Codes auf jeder Pro-Forma-Rechnung an, um die Zollabwicklung beim Versand der Waren zu beschleunigen. Stellen Sie sicher, dass die Incoterms dem entsprechen, was beide Parteien tatsächlich beabsichtigen, denn eine Pro-Forma-Rechnung mit CIF, wenn der Käufer FOB erwartet, verursacht Verwirrung darüber, wer für Versicherung und Fracht aufkommt.