Fatura pró-forma

Uma pro forma invoice é uma fatura preliminar enviada ao comprador antes do envio ou entrega das mercadorias. Ela se parece com uma fatura comercial, lista os mesmos tipos de informação (descrições de produtos, quantidades, preços unitários, valor total, termos de envio), mas não é uma cobrança de pagamento. É uma estimativa, uma cotação e um documento de planejamento em um só. O vendedor a emite para que o comprador saiba exatamente o que esperar em termos de custo, especificações do produto e condições de entrega antes de se comprometer com a compra.

O que uma pro forma invoice contém

Uma pro forma invoice adequadamente preparada inclui nome e endereço do vendedor, nome e endereço do comprador, descrição das mercadorias, preços unitários, valor total, moeda, Incoterms (como FOB ou CIF), peso e dimensões estimados, país de origem, códigos HS (Harmonized System) e a data prevista de envio. Algumas também incluem condições de pagamento (Net 30, Letter of Credit, etc.) e o prazo estimado de entrega.

O documento deve estar claramente marcado como “Pro Forma Invoice” para distingui-lo de uma fatura comercial. Essa distinção é relevante na alfândega. Se uma pro forma invoice for acidentalmente submetida no lugar de uma fatura comercial durante o registro de entrada, a CBP pode rejeitar a entrada ou atrasar a liberação até que o documento correto seja fornecido.

Usos no comércio internacional

Pro forma invoices servem a várias funções no fluxo de importação e exportação. Compradores as utilizam para solicitar licenças de importação em países que exigem aprovação prévia antes que as mercadorias possam entrar. Bancos as exigem quando compradores abrem Letters of Credit (LCs), já que os termos da LC devem corresponder aos detalhes da pro forma. Autoridades aduaneiras em alguns países exigem pro forma invoices para solicitações de decisão antecipada sobre classificação tarifária ou taxas de imposto.

Para vendedores FBA que compram produtos de fabricantes estrangeiros, a pro forma invoice é normalmente o primeiro documento formal no ciclo de compra. Um vendedor contata um fornecedor no Alibaba, negocia preços e recebe uma pro forma invoice detalhando os termos acordados. O vendedor analisa, confirma o pedido, e o fornecedor inicia a produção. Só depois que as mercadorias estão prontas e enviadas o fornecedor emite a fatura comercial definitiva.

Pro forma vs. fatura comercial

A diferença está no peso legal. Uma fatura comercial é um documento vinculante que serve como base para a valoração aduaneira e o cálculo de impostos. Uma pro forma invoice não é vinculante. Os preços em uma pro forma podem mudar antes da emissão da fatura comercial final, conforme o que comprador e vendedor tenham acordado no contrato de compra.

Dito isso, discrepâncias significativas entre a pro forma e a fatura comercial final podem levantar alertas. Se uma pro forma lista mercadorias a $15.000 e a fatura comercial chega a $8.000, as autoridades aduaneiras podem suspeitar de subvaloração e iniciar uma revisão. Os vendedores devem manter os valores da pro forma e da fatura comercial consistentes, a menos que haja um motivo documentado para a mudança, como redução de quantidade ou renegociação de preço confirmada por escrito.

Quando a alfândega exige uma pro forma

A alfândega dos EUA não exige pro forma invoice para entradas de importação padrão. No entanto, a CBP aceita uma pro forma invoice no lugar de uma fatura comercial quando a fatura comercial não está disponível no momento da entrada, desde que o importador submeta a fatura comercial real dentro de 120 dias. Isso está coberto pelo 19 CFR 141.83. A pro forma precisa conter detalhes suficientes para que a CBP classifique e avalie as mercadorias.

Outros países têm requisitos mais rigorosos. Brasil, Nigéria e Índia exigem pro forma invoices para diversas licenças de importação e aprovações de câmbio. Exportadores que enviam para esses mercados devem confirmar os requisitos específicos de pro forma com seu despachante de frete ou despachante aduaneiro antes do envio.

Boas práticas

Mantenha as pro forma invoices arquivadas junto com ordens de compra, faturas comerciais e documentos de envio. Se surgir uma disputa sobre preços ou especificações, a pro forma serve como evidência dos termos originais acordados. Inclua códigos HS em toda pro forma para agilizar o processamento aduaneiro quando as mercadorias forem enviadas. Certifique-se de que os Incoterms correspondam ao que ambas as partes realmente pretendem, porque uma pro forma informando CIF quando o comprador espera FOB vai causar confusão sobre quem paga pelo seguro e frete.